vzw Statuten & Intern Reglement

Statuten vzw Pianofabriek

De statuten gelden als de grondwet van een vereniging. Ze beschrijven de rechten en plichten van de leden en van het bestuursorgaan, ze structureren de vereniging, …

Ze bepalen ook wie lid kan worden van de vzw en van het bestuursorgaan. bron: Federale Overheidsdienst Justitie

Je kan de statuten van onze vzw raadplegen op de site van het Belgisch Staatsblad. De link vind je hier.

Intern reglement vzw Pianofabriek

Het interne huishoudelijk reglement regelt de interne werking van vzw Pianofabriek en vormt een concretisering en een aanvulling van de statuten van vzw Pianofabriek en de wettelijke en reglementaire engagementen die aangegaan zijn met erkennende of financierende instanties, waaronder het convenant tussen vzw Pianofabriek en de Vlaamse Gemeenschapscommissie.

Dit huishoudelijk reglement is conform art.23 van de statuten bekrachtigd door de algemene vergadering van vzw Pianofabriek.

Vzw Pianofabriek kent de volgende sturingsorganen :

-              Een algemene vergadering

-              Een bestuursorgaan

-              Een dagelijks Bestuur

-              Thematische stuurgroepen

De centrumverantwoordelijke is geen lid van het bestuursorgaan of van de Algemene Vergadering. Hij/zij kan wel de vzw vertegenwoordigen op de wijze zoals dit in of in uitvoering van de statuten of een beslissing van de Algemene Vergadering is vastgelegd.

De samenstelling, ontslagen en benoemingen van de algemene vergadering worden beoordeeld en goedgekeurd door de algemene vergadering.

De samenstelling van het bestuursorgaan wordt door de algemene vergadering goedgekeurd.

Het D.B. staat in voor het dagelijks bestuur en de externe vertegenwoordiging van de vzw. Dit reglement bepaalt de samenstelling en de opdracht ervan.  

Het D.B. bestaat uit de voorzitter, ondervoorzitter, secretaris en penningmeester van het bestuursorgaan, de centrumverantwoordelijke en, indien zo aangeduid door het bestuursorgaan, diens adjunct of plaatsvervanger.

Het D.B. komt minimaal maandelijks bijeen, en ook steeds wanneer dit nodig is voor de goede werking van de vzw.

De voorzitter :

-              stuurt, in samenwerking met de centrumverantwoordelijke, bestuur en A.V, de vzw overeenkomstig de goedgekeurde missie en visie en het strategische plan in uitvoering ervan.

-              bepaalt de agenda van de bijeenkomsten van het D.B., het bestuursorgaan en de AV, en beslist over de uitnodiging tot samenkomst,  leidt vergaderingen ervan, modereert discussies, stimuleert tot beslissingen.

-              Bewaakt dat de werking van de vzw in lijn ligt met de missie, visie en wat bepaald is in de statuten.

-              Heeft bij het ondertekenen van financiële of administratieve engagementen een bijzondere rol, zoals vastgelegd in de statuten, beslist door het bestuursorgaan of zoals verder in dit reglement verduidelijkt.

-              Neemt het voortouw inzake de representatieve taken t.o. overheden en in samenwerkingsverbanden- kan de vzw financieel verbinden zoals verder in dit reglement bepaald wordt.

De ondervoorzitter:

-              Vervangt de voorzitter bij diens afwezigheid.

-              Neemt volgens wat met de voorzitter is afgesproken en bekrachtigd in het D.B. een deel van diens taken op. Dit kan m.n. gaan over het leiden van vergaderingen of over de representatieve rol t.o. overheden en in samenwerkingsverbanden.

-              Kan belast worden met een thematische opdracht zoals deze door een stuurgroep of een thematisch verantwoordelijke worden opgenomen.

De secretaris:

-              Staat in voor het verenigingsdossier, en

-              Waakt er over dat de statuten geldig en up-to-date zijn, dat de verenigingsdocumentatie correct bijgehouden wordt (b.v. de ledenlijsten) en de overeenkomsten).

-              Is de eerste aanspreekpersoon van het bestuur m.b.t. personeelszaken en inzake de vertrouwenspersoon, tenzij anders beslist door het D.B.

-              Coördineert voor het bestuur de interne controle / organisatiebeheersing en staat ervoor in dat er een integriteitsbeleid is met o.m. een meldingsmogelijkheid van anomalieën, waar elke medewerker en elke bestuursverantwoordelijke terecht kan.

De penningmeester:

-              Is de eerste aanspreekpersoon van het bestuur m.b.t. financiën (bankverrichtingen en boekhouding, het beheer van de financiële middelen die aan de vzw werden toegekend, …)

-              Is in de dagelijkse werking van vzw de Pianofabriek belast met de controle op het uitvoeren van de financiële richtlijnen t.a.v. engagementen, aankopen en betalingen volgens de wetgeving. Hij/zij rapporteert hierover aan het dagelijks bestuur en nadien aan het bestuursorgaan.

-              Controleert jaarlijks (steekproefgewijs) de correctheid van de boekhouding. Zorgt er met de centrumverantwoordelijke en de financieel verantwoordelijke voor dat het D.B. en het bestuursorgaan de nodige beslissingen kan nemen en accuraat geïnformeerd is.

-              Waakt over het naleven van alle vzw-verplichtingen, zoals het opmaken en indienen van de jaarrekening, het aangeven van de patrimoniumtaks, het opmaken van de staat van het vermogen, het opmaken van de begroting, het indienen van de belastingaangifte, btw-verplichtingen, …

-              Meldt vastgestelde anomalieën.

De centrumverantwoordelijke (in voorkomend geval samen met diens adjunct of plaatsvervanger) is in principe belast met het dagelijks bestuur en overlegt daarover met de leden van het D.B. en in het bijzonder de voorzitter. Hij/zij doet dit met name als het betrekking heeft op financiële richtlijnen, risico’s of conflicten, het nakomen van sociale of fiscale verplichtingen, het opmaken van erkennings- of financieringsdossiers, niet-recurrente subsidies, afrekeningen en het aangaan van samenwerkingen.

Conform het WVV omvat het dagelijks bestuur zowel de handelingen en de beslissingen die niet verder reiken dan de behoeften van het dagelijks leven van de vereniging, als de handelingen en de beslissingen die, ofwel om reden van hun minder belang dat ze vertonen, ofwel omwille van hun spoedeisend karakter, de tussenkomst van het bestuursorgaan niet rechtvaardigen.

Voor wat betreft het aangaan van financiële engagementen worden verplichtingen tot 10 000 euro steeds van minder belang beschouwd, en tot 50 000 euro als het gaat om engagementen waarvan het principe door het D.B. gevalideerd werd.

De voorzitter van de vzw kan eveneens deze engagementen van minder belang alleen aangaan.

Het D.B. rapporteert aan het bestuursorgaan en functioneert onder verantwoordelijkheid ervan. Het dagelijks bestuur wordt samengeroepen wanneer minstens 1 lid van het dagelijks bestuur of de centrumverantwoordelijke hierom vraagt. Het dagelijks bestuur kan maar geldig vergaderen in aanwezigheid van minstens:

-              Twee leden afkomstig uit het bestuursorgaan

-              De centrumverantwoordelijke of diens vervanger

Het dagelijks bestuur kan ook steeds alle handelingen stellen die nodig zijn voor de dagelijkse werking van de vzw en alle handelingen die zo dringend zijn dat ze niet kunnen wachten op de bijeenkomst van het bestuursorgaan. Desgevallend brengt het hier op de eerstvolgende vergadering van het bestuursorgaan verslag over uit.

Het dagelijks bestuur kan ook virtueel/via e-mail rechtsgeldig beslissen.

Het dagelijks bestuur neemt zijn beslissingen bij college.

De centrumverantwoordelijke

De centrumverantwoordelijke van Pianofabriek kan samen met de voorzitter of, in diens afwezigheid, de penningmeester, financiële engagementen aangaan die de 50 000 Euro overstijgen. Dit geldt ook voor de handelingen m.b.t. overheidsopdrachten. Hij/zij is geen lid van het bestuursorgaan of van de Algemene Vergadering, maar wordt hiervoor wel uitgenodigd en vertegenwoordigt er het personeelsteam. Voor de handelingen en de periodes dat dit nodig is kan hij/zij zich laten bijstaand door een adjunct of laten vervangen door een vervanger mits dit schriftelijk vastgelegd is door het D.B.

Financieel verantwoordelijke

Er is een financieel verantwoordelijke die rechtstreeks rapporteert aan de centrumverantwoordelijke en het bestuur en verantwoordelijk is voor de correcte registratie van de uitgaande en inkomende betalingen in het boekhoudprogramma, de vzw opmaak van de begroting en opmaak van de jaarrekening, en die de vzw-formaliteiten (neerlegging jaarrekening, patrimoniumtaks, staat van het vermogen, belastingsaangifte) en BTW-formatliteiten verzorgt.

Betalingen en ontvangsten

Betalingen

Voorzitter, penningmeester  en centrumverantwoordelijke hebben in principe toegang tot de bankrekeningen van vzw Pianofabriek. Zij kunnen de vzw verbinden zoals in dit reglement uiteengezet.

Voor betalingen geldt de overschrijving als norm. Uitzonderlijk kan een betaling per kredietkaart of cash (uit de kassa) gebeuren.

Bij elke betaling hoort een verantwoordingsstuk, dat wordt genummerd, geklasseerd en correct boekhoudkundig verwerkt.

De betalingen moeten getekend worden door de penningmeester, voorzitter of centrumverantwoordelijke. 

Ontvangsten

Ook voor ontvangsten telt een overschrijving als norm.  Uiteraard blijven ook cash betalingen en betalingen per bankkaart mogelijk. Ontvangsten >150 Euro kunnen enkel via overschrijving geïnd worden.

Bij elke ontvangst hoort een verantwoordingsstuk, dat wordt genummerd, geklasseerd en correct boekhoudkundig verwerkt. Voor ontvangsten van de kassa’s wordt hieronder specifiek bepaald hoe ze verwerkt worden.

Aankopen en verbintenissen

Alle financiële engagementen en verbintenissen moeten in principe kaderen in de door de Algemene Vergadering goedgekeurde begroting.

De begrote uitgaven mogen niet overschreden worden tenzij hetzij het D.B. dit valideert.

De begrote ontvangsten kunnen overschreden worden.

Voor de handelingen van minder belang (zie hierboven) kan de vzw ook rechtsgeldig vertegenwoordigd worden door 2 gezamenlijk optredende leden van het D.B.

De centrumverantwoordelijke en de financieel verantwoordelijke zorgen ervoor dat minimaal 1w per kwartaal in het D.B. de financiële situatie, de afwijkingen t.o. de begroting en de risico’s besproken kunnen worden.

Boekhouding

In overeenstemming met de vertegenwoordigingsbevoegdheid zoals hierboven vermeld, betaalt de centrumverantwoordelijke, voorzitter of penningmeester de facturen, die door een financiële medewerker zijn klaargezet. Betalingen worden correct boekhoudkundig verwerkt, wat betekent dat ze in principe geboekt worden voorafgaand aan de verrichting.

De penningmeester draagt bij tot de controle op de boekhouding. Deze controle op de boekhouding wordt minstens 1 maal per jaar ingepland (bvb bij het opmaken van de jaarrekening).

De leden van het dagelijks bestuur hebben te allen tijde inzagerecht in de verantwoordingsstukken voor wat betreft inkomsten en uitgaven (schuldvorderingen, bankuittreksels, facturen, kastickets,,..) die op de maatschappelijke zetel van de vzw dienen te worden bijgehouden. Alle leden van het bestuursorgaan kunnen op eenvoudig verzoek toelichting krijgen bij de actuele situatie van de financiën.

Kassa’s

Een financieel medewerker organiseert het toezicht op de kassa’s van de Pianofabriek.

In de Pianofabriek wordt met verschillende kassa’s gewerkt: een onthaalkassa, kassa aan de bar een kassa ‘Zabriskie’ voor evenementen.

Alle medewerkers van de Pianofabriek kunnen gelden innen voor de kassa. Zij kunnen geringe dagontvangsten innen (m.n. toegangsgelden, gelden uit verkoop van diverse goederen en andere goederen bestemd voor verkoop) die omwille van hun aard noch vooraf, noch achteraf kunnen worden gefactureerd. Het innen van die gelden kan zowel elektronisch (bancontact of Payconiq) als uitzonderlijk contant gebeuren.

De kassaverantwoordelijken worden aangeduid door het bestuursorgaan. Zij zijn enkel bevoegd voor de inning van geringe dagontvangsten en mogen de ontvangen bedragen niet aanwenden voor het doen van uitgaven of het toestaan van kredieten aan personeel, andere diensten of derden. Zij krijgen een kopie van dit reglement die zij dienen te tekenen voor kennisname en ontvangst. Zij rapporteren hierover aan de financieel verantwoordelijke en de centrumverantwoordelijke.

Zij dienen

•             Dagelijks de begin- en eindstand van de kassa evenals de totale dagontvangst te noteren.

•             Elke ontvangst uit bezoek en/of verkoop, alsook de wijze van betaling (cash, elektronisch) te registreren via een elektronisch document dat gelinkt is aan een kasboek in excel, 

•             De kassa te bewaren in een afgesloten kast

•             Erover te waken dat betalingen >150 euro enkel elektronisch of via overschrijving kunnen worden betaald.

De kassaverantwoordelijke dient:

•             Er over te waken dat het bedrag in open kassa beperkt blijft en in principe de 150 euro niet overschrijdt. Dit kan door een overdracht te doen naar de kluis, waar enkel de centrumverantwoordelijke en financieel verantwoordelijke toegang toe hebben.

•             Wekelijks de werkelijke kasstand vergeleken wordt met de geregistreerde cash inkomsten en uitgaven van die voorbije week.

•             Maandelijks een overzicht te maken van de ontvangen bedragen uit bezoek en verkoop volgens betalingswijze. Dit overzicht dient als verantwoordingsstuk voor de boekhouding.

•             Jaarlijks een nieuw virtueel kasboek aan te maken voor het komende boekjaar.

•             Kasverschillen (bedragen groter dan 5 euro) te registreren in het kasboek in excel en zo snel mogelijk te melden aan het dagelijks bestuur.

•             Bij diefstal of vermoeden van diefstal moet er onmiddellijk aangifte bij de politie gedaan worden door de kassabeheerder.

De financieel verantwoordelijke dient:

•             Maandelijks de elektronische betalingen te verifiëren aan de hand van de inkomsten via de zichtrekening.

•             Toezicht te houden op de kassabeheerder en op de correcte registratie van de maandelijkse inkomsten en de inschrijving ervan in de boekhouding.

De kluis

-              Enkel de centrumverantwoordelijke of diens vervanger, indien zulks overeengekomen is in het D.B., kan cash betalingen uit de kluis doen.

-              Voor elke uitgave of inkomst dient een verantwoordingsstuk bijgehouden te worden en correct boekhoudkundig verwerkt.

-              Alle cash uitgaven/inkomsten worden bijgehouden en maandelijks geregistreerd door een financieel medewerker.

-              Zodra het bedrag in deze kassa de €1000 overstijgt, moet een deel van het cash geld op de zichtrekening gestort worden. Algemeen gesproken wordt 1 keer per maand een storting gedaan.

De penningmeester spreekt met de  centrumverantwoordelijke af hoe hij/zij toezicht kan houden op de centrumverantwoordelijke en op het correct bijhouden van inkomsten en uitgaven.

De kredietkaart

Vzw de Pianofabriek heeft 1 kredietkaart op naam van de centrumverantwoordelijke. Die wordt ook beheerd door de centrumverantwoordelijke.

De kredietkaart kan per mail door één medewerker per team binnen de Pianofabriek één week op voorhand worden gereserveerd voor online of last minute betalingen in een winkel (wordt genoteerd in een logschrift)

De medewerker moet aangeven wanneer hij/zij deze gaat teruggeven en waarvoor hij deze gaat gebruiken, liefst met analytische code en naam leverancier/winkel… De medewerker moet ook aangeven indien er een kaartlezer nodig is.

Wanneer de medewerker de kredietkaart teruggeeft, worden de bewijsstukken (factuur) van de gemaakte onkosten meegegeven. Die worden door de centrumverantwoordelijke bijgehouden en samen met de uitgavenstaat aan een financieel medewerker overgemaakt.

In afwezigheid van de teamverantwoordelijke wordt de kredietkaart door een vervanger beheerd, zoals afgesproken met de, financiële verantwoordelijke en de centrumverantwoordelijke.

Begroting, jaarrekening, jaarverslag

Ten laatste in december bespreekt het bestuursorgaan een ontwerpbegroting met jaarplan voor het komende jaar.

Ten laatste zes maand na de afsluiting van het boekjaar legt het bestuursorgaan een rekening en jaarverslag voor aan de Algemene Vergadering van het voorbije boekjaar.

Jaarlijks wordt n.a.v. het voortgangsrapport van het lokaal cultuurbeleid in de gemeente een beknopt jaarverslag opgemaakt dat een overzicht geeft van de werking van de vzw het voorbije jaar. Dit jaarverslag wordt ter kennisgave bezorgd aan het bestuursorgaan en de Algemene Vergadering, alsook aan de Vlaamse gemeenschapscommissie. Hetzelfde geldt voor de andere erkenningen en subsidies en programma’s.

STUURGROEPEN en THEMAWERKING

Voor specifieke thema’s of programma’s/projecten kan het DB een stuurgroep aanstellen die over dat thema, programma of project de lijn uitwerkt en opvolgt, ten behoeve van het DB en rapporteert aan het bestuursorgaan. Een stuurgroep bestaat uit interne (personeel en bestuur) en externe deskundigen, geleid door de themaverantwoordelijke.

Zowel voor de leiding van een stuurgroep als voor het uitwerken en opvolgen van een specifiek thema (b.v. infrastructuur, diversiteitswerking, opleidingstrajecten, …) duidt het DB een themaverantwoordelijke aan, die bij het DB rapporteert over de voortgang en vanuit het bestuur de leiding neemt m.b.t. het verzekeren van essentiële kenmerken zoals erkenning en financiering of, nog, de conformiteit van de evolutie van het thema met de vzw-doelstellingen (missie en visie).

Personeelswerking

Conform artikel 23 van de statuten organiseert het D.B. minimaal 1x per jaar een algemene personeelsbijeenkomst waarop de werking van de vzw aan bod komt en de evaluatie van het strategisch en operationeel plan, zoals voortvloeiend uit de missie- en visiebepaling.