vzw Statuten & Intern Reglement
Statuten vzw Pianofabriek
De statuten gelden als de grondwet van een vereniging. Ze beschrijven de rechten en plichten van de leden en van het bestuursorgaan, ze structureren de vereniging, …
Ze bepalen ook wie lid kan worden van de vzw en van het bestuursorgaan. bron: Federale Overheidsdienst Justitie
Je kan de statuten van onze vzw raadplegen op de site van het Belgisch Staatsblad. De link vind je hier. (klik onderaan de pagina op "Publicaties in het Belgisch Staatsblad" om naar de statuten te gaan.)
Intern reglement vzw Pianofabriek
Dit intern reglement regelt de interne werking van vzw GC Pianofabriek. Het vormt een concretisering en een aanvulling van de statuten van vzw GC Pianofabriek en het convenant tussen vzw GC Pianofabriek en de Vlaamse Gemeenschapscommissie.
Overeenkomstig het WVV is het bestuur mits statutaire machtiging bevoegd om het intern reglement uit te vaardigen. Het bestuur kan dit intern reglement wijzigen bij gewone meerderheid van stemmen van de aanwezige bestuurders als ten minste een meerderheid van de bestuurders aanwezig is. Elke wijziging wordt verplicht op de agenda en in de notulen opgenomen en wordt aan de leden meegedeeld. Het bestuur is verantwoordelijk voor de publicatie van de datum van het intern reglement in de statuten.
Dit intern reglement dateert van 20/02/2024
Inhoudsopgave
Missie, visie en waarden van de vereniging 1
Lidmaatschap 2
Organieke structuur van de vereniging 3
Algemene Vergadering 3
Bestuur 4
Functies en taakverdeling binnen het bestuur 6
Dagelijks bestuur 7
Externe vertegenwoordiging van de vereniging 8
Functies en taakverdeling medewerkers (niet-bestuurders) 10
Begroting, jaarrekening, jaarverslag 11
Belangenconflictregeling 11
Missie, visie en waarden van de vereniging
De vzw GC Pianofabriek ontwikkelt activiteiten in het kader van de missie, gemeenschappelijk programma en de algemene doelstellingen zoals geformuleerd in art. 5 van de verordening nr. 12/005 van 26 oktober 2012 van de Vlaamse Gemeenschapscommissie houdende de organisatie van de Brusselse gemeenschapscentra.
Lidmaatschap
Art. 1.
Verenigingen, organisaties of instellingen die zich kandidaat stellen voor lidmaatschap tonen aan dat zij autonoom een lokale culturele of sociaal-culturele activiteit ontwikkelen die zich richt tot de gemeenschap uit het werkgebied van het gemeenschapscentrum en dat ze daarvoor jaarlijks minstens drie activiteiten organiseren die voor de leden of een ruimer publiek opengesteld zijn.
Elke vereniging, organisatie of instelling kan maximum 2 personen afvaardigen die stemgerechtigd zijn in de algemene vergadering (AV).
Privépersonen die zich kandidaat stellen voor lidmaatschap tonen aan dat ze een wezenlijke bijdrage leveren aan het lokale gemeenschapsleven of een deskundige bijdrage kunnen leveren aan het bestuur van het gemeenschapscentrum. Kandidaten vullen een standaard kandidaatformulier in verstrekt door het dagelijks bestuur.
Het aantal privépersonen kan max. 1/3 bedragen van het aantal afgevaardigden van de sociaal-culturele verenigingen, organisaties of instellingen.
Art. 2.
De representativiteit van ieder kandidaat-lid wordt onderzocht aan de hand van een leidraad aangereikt door de Entiteit Gemeenschapscentra van de administratie.
Art. 3.
De leden wonen bij voorkeur in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest. Om te kunnen voldoen aan het Cultuurpact, wordt aan alle leden gevraagd om zich uit te spreken of ze behoren tot een ideologische of filosofische strekking, of zich niet tot een strekking wensen te bekennen.
Art. 4.
Alle leden onderschrijven de missie, doelstellingen en het gemeenschappelijk programma van de vzw GC Pianofabriek en het verdraagzaamheidprincipe uit art. 9 van de verordening nr. 12/005 van 26 oktober 2012 van de Vlaamse Gemeenschapscommissie houdende de organisatie van de Brusselse gemeenschapscentra.
Het Verdraagzaamheidprincipe houdt in:
- Alle beginselen van de democratie en de grondwet na te leven en toe te passen.
- Het samenwerkingsmodel tussen de verschillende gemeenschappen in het Brussels hoofdstedelijk Gewest te ondersteunen
- Het harmonisch samenleven van de verschillende volkeren, rassen, culturen en godsdiensten binnen het Brussels Hoofdstedelijk Gewest te helpen bevorderen.
Art. 5.
Nieuwe leden van de algemene vergadering van de vzw krijgen een informatiemap bestaande uit:
- de statuten van de vzw GC Pianofabriek
- de geldende verordening houdende de organisatie van de Brusselse gemeenschapscentra,
- het convenant tussen het College van de Vlaamse Gemeenschapscommissie en de vzw GC Pianofabriek
- het intern reglement van de vzw GC Pianofabriek
Art. 6.
De vzw GC Pianofabriek wordt om de 6 jaar opnieuw samengesteld. Zij moet uiterlijk binnen de 6 maanden na de installatie van een nieuwe gemeenteraad opnieuw erkend worden. De vzw zal daartoe een aanvraag indienen bij de administratie van het College volgens de modaliteiten bepaald in het convenant tussen vzw GC Pianofabriek en de Vlaamse Gemeenschapscommissie .
Art. 7.
Ieder lid informeert vzw GC Pianofabriek over elke wijziging in naam, adres, maatschappelijke zetel, rechtspersoonlijkheid, afgevaardigde, volmachthouder enz.
Art. 8.
Indien een lid ontslag neemt of wordt uitgesloten uit de vereniging volgens art. 12 en 13 van de statuten, geldt de volgende procedure:
- Indien het ledenaantal van AV onder 8 zakt, lanceert het bestuur een oproep, onder meer via de website van de vzw, om nieuwe leden te vinden voor de AV die voldoen aan art. 8 van de statuten.
- Indien een lidmaatschap van de AV voortijdig eindigt, moet zo spoedig mogelijk in de opvolging worden voorzien. Het bestuur vraagt aan de betrokken vereniging of instelling uiterlijk binnen de 14 dagen na het vervallen van het lidmaatschap om een nieuw lid aan te wijzen. Bij de opvolging moet rekening gehouden worden met alle geldende bepalingen. De opvolger voleindigt het vroegtijdig opengevallen lidmaatschap.
Art. 9.
Indien de afgevaardigde van een sociaal-culturele vereniging, organisatie of instelling, ontslag neemt als afgevaardigde van dat lid, wordt aan de vereniging, organisatie of instelling in kwestie gevraagd om een andere persoon af te vaardigen die het stemrecht in de AV zal uitoefenen.
Organieke structuur van de vereniging
Art. 10.
De vzw [GC Gemeenschapscentrum] is samengesteld uit:
- de algemene vergadering (AV)
- het bestuursorgaan (het ‘bestuur’)
- het dagelijks bestuur
De AV bestaat uit de stemgerechtigde leden van de vzw GC Pianofabriek.
De toetreding van een lid tot de vereniging wordt goedgekeurd door de AV, evenals de uitsluiting van een lid uit de vereniging .
De AV keurt de samenstelling van het bestuursorgaan goed.
Het bestuursorgaan beslist over de aanstelling en bevoegdheid van het dagelijks bestuur en de delegatie van bepaalde bevoegdheden aan één of meerdere gevolmachtigden.
Art. 11.
Rol van de centrumverantwoordelijke
De centrumverantwoordelijke is geen lid van het bestuur, noch van de AV. Hij/zij geniet wel een vertegenwoordigingsbevoegdheid die door het bestuur dient te worden goedgekeurd, op basis van:
- zijn/haar aanstelling als persoon belast met het dagelijks bestuur, en
- een bijzondere en beperkte volmacht.
Algemene Vergadering
Art. 12.
De algemene vergadering voert haar wettelijke en statutaire exclusieve bevoegdheden uit en waakt over de missie en visie van de vzw zoals uitgevoerd door het bestuur.
Art. 13.
De AV bestaat uit de leden van de vzw GC Pianofabriek. Op de zetel van de vzw wordt een digitaal ledenregister bijgehouden met de naam, voornaam en woonplaats van de leden.
Art. 14.
Het bestuur voegt bij de uitnodiging voor de AV een voorstel van agenda toe. Leden kunnen voorstellen om extra agendapunten toe te voegen, op voorwaarde dat ze het voorstel met 1/20ste ondertekenen en ten minste acht dagen voor de vergadering aan het bestuur bezorgen via e-mail.
Punten buiten de agenda kunnen niet op de AV behandeld worden. tenzij alle leden aanwezig of vertegenwoordigd zijn en instemmen met de behandeling.
Het bestuur doet het mogelijke om de bijlagen bij de agenda van de AV aan alle leden en bestuurders mee te bezorgen. De stukken worden aan de leden en bestuurders verzonden binnen 24 uur na ontvangst van hun verzoek daartoe.
Na redactie van de notulen worden deze binnen de 14 dagen na de vergadering toegestuurd naar alle leden. De leden kunnen hun opmerkingen formuleren binnen de 14 dagen na ontvangst, zo niet worden ze geacht goedgekeurd te zijn./ OF Het ontwerpverslag van de AV wordt ten laatste [30 dagen] na de vergadering aan de leden bezorgd en goedgekeurd op de volgende vergadering.
Art. 15.
In de AV zetelen als waarnemer:
- een afgevaardigde van het College van de Vlaamse Gemeenschapscommissie,
- een afgevaardigde van de administratie van het college van de Vlaamse Gemeenschapscommissie, met name de Entiteitsverantwoordelijke van de entiteit Gemeenschapscentra, of zijn/haar delegatie
- een afgevaardigde van het College van Burgemeester en Schepenen.
Bestuur
Art. 16.
Het bestuur voert haar wettelijke residuaire bevoegdheden uit. Het bestuur ontwikkelt binnen de doelstellingen het inhoudelijk programma van de vzw GC Pianofabriek, formuleert strategische en operationele doelstellingen, en is verantwoordelijk voor de goede uitvoering van de acties en programmering . Het bestuur stelt het dagelijks bestuur aan en oefent er tevens controle op uit.
Art. 17.
Kandidaat-bestuurders dienen hun kandidatuur voor de AV in bij het bestuur via het dagelijks bestuur. Ze geven aan vanuit welke interesses, kennis en competenties ze wensen bij te dragen tot het bestuur van de vereniging. Kandidaten voegen een beknopt cv toe.
Elke kandidaat-bestuurder ontvangt een informatiemap bestaande uit:
- de statuten van de vzw GC Pianofabriek
- de geldende verordening houdende de organisatie van de Brusselse gemeenschapscentra,
- het convenant tussen het College van de Vlaamse Gemeenschapscommissie en de vzw GC Pianofabriek,
- het intern reglement van de vzw GC Pianofabriek.
Art. 18.
Binnen 6 maanden na de installatie van een nieuwe gemeenteraad, benoemt de AV de bestuurders bij gewone meerderheid van stemmen van de aanwezige of vertegenwoordigde leden voor een termijn van maximum 6 jaar.
Art. 19.
De AV heeft bij de samenstelling van het bestuur aandacht voor het aspect van diversiteit.
De samenstelling van het bestuur wordt getoetst op basis van een competentie- en diversiteitsraster aangereikt door de Entiteit Gemeenschapscentra van de administratie. Hierbij heeft het gemeenschapscentrum oog voor een redelijke mix van complementaire profielen. Bij de 6-jaarlijkse nieuwe samenstelling bewaakt de AV het evenwicht tussen continuïteit en vernieuwing (rotatie).
Art. 20.
Lidmaatschap van het bestuur is niet combineerbaar met een uitvoerend politiek mandaat (inclusief OCMW-mandaat), noch met een functie van voorzitter, ondervoorzitter, secretaris of penningmeester in een andere vzw Gemeenschapscentrum. De functie van voorzitter en minstens 1 van de andere functies wordt opgenomen door inwoners van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest.
Als een bestuurder zich kandidaat stelt bij verkiezingen voor een politiek mandaat, worden zijn/haar functies als bestuurder tijdelijk opgeschort vanaf het ogenblik dat die kandidatuur opgenomen is bij het neerleggen van de lijsten.
Art. 21.
Zetelen als waarnemer in het bestuur:
- de afgevaardigde van het College van de Vlaamse Gemeenschapscommissie, de afgevaardigde van de administratie van het College en de afgevaardigde van het College van Burgemeester en Schepenen, die ook als waarnemer zetelen in de AV
- de centrumverantwoordelijke, tenzij het punten betreft waarvoor het bestuur zijn/haar aanwezigheid niet wenselijk acht.
- de cultuurbeleidscoördinator
Het bestuur kan stafmedewerkers of deskundigen uitnodigen indien het dat nodig acht, of op voorstel van de centrumverantwoordelijke.
Art. 22.
Het bestuur vergadert ten minste één keer per jaar, alleszins binnen het eerste trimester na het einde van het boekjaar om de rekeningen van het afgelopen boekjaar en de begroting van het volgende dienstjaar goed te keuren. Er wordt gestreefd naar 5 tot 6 vergaderingen per jaar en telkens als het doel of het belang van de vereniging het vereist.
Bestuurders engageren zich om regelmatig aanwezig te zijn op de bestuursvergaderingen. Zij verwittigen hun aan- of afwezigheid op de bestuursvergaderingen via e-mail 7 dagen op voorhand, tenzij er sprake is van overmacht (ziekte, ongeval,…).
Art. 23.
De uitnodiging met agenda wordt door de centrumverantwoordelijke en de voorzitter opgemaakt en minstens 5 dagen voor de bestuursvergadering verstuurd per e-mail naar alle bestuurders. Alleen bij hoogdringendheid kan van deze termijn afgeweken worden.
Onderwerpen die door minstens 2 bestuurders ten minste 3 dagen voor de vergadering op eenvoudig verzoek bij de voorzitter worden voorgedragen , worden tevens op de agenda geplaatst. De nieuwe agenda wordt aan het bestuur bezorgd.
Agendapunten kunnen worden toegevoegd bij het begin van de vergadering bij gewone meerderheid van de aanwezige leden.
Art. 24.
Van elke vergadering wordt door de secretaris of een vervanger een ontwerpverslag gemaakt dat aan alle bestuurders wordt toegezonden en ter goedkeuring wordt voorgelegd op de volgende vergadering.
Art. 25.
Het bestuur kan beslissen om werkgroepen op te richten voor het realiseren van bepaalde projecten of voor het opvolgen van bepaalde deeldomeinen van het beheer of beleid van de vzw. Indien nodig kan hiervoor een beroep gedaan worden op externe deskundigen.
De werkgroepen bereiden agendapunten voor het bestuur voor; ze hebben enkel een adviserende opdracht en hebben geen enkele beslissingsbevoegdheid.
Indien het bestuur beslist om een werkgroep op te richten, wordt dat vermeld in het verslag van het bestuur. Het bestuur vermeldt de samenstelling, doelstelling en de periode waarvoor deze werkgroep wordt opgericht.
Er wordt een jaarlijkse bijeenkomst tijdens de kantooruren gehouden voor het voltallige personeel en de voornaamste belanghebbende partijen waarop in het bijzonder de volgende thema’s van de vereniging worden behandeld:
1. de huidige en toekomstige economische en sociale ontwikkeling
2. het welzijn op het werk;
3. een voorstelling van het activiteitenverslag en een samenvatting van de jaarrekening
4. het personeelsbeheer, de aanwervingen en de voortgezette opleidingen.
Art. 26.
Bestuurders zijn gehouden tot discretie met betrekking tot gevoelige informatie betreffende de werking van de vzw en betreffende personen, die zij zouden vernemen in het kader van hun mandaat als bestuurder.
Functies en taakverdeling binnen het bestuur
Art. 27.
De voorzitter:
- ontwikkelt, in samenwerking met de centrumverantwoordelijke, bestuur en de AV, een (middel)langetermijnvisie voor de vzw
- leidt vergaderingen, modereert discussies, stimuleert tot beslissingen
- bewaakt de koers van de vzw in lijn met de statuten
- kan financiële engagementen boven 30.000 euro aangaan samen met de centrumverantwoordelijke.
- staat in voor de ondertekening van officiële briefwisseling boven 30.000 euro samen met de centrumverantwoordelijke.
- stelt zich op als aanspreekpunt binnen het bestuur voor de leden van het personeel
Art. 28.
De ondervoorzitter:
- ondersteunt mee de taken van de voorzitter
- neemt taken van de voorzitter op bij diens afwezigheid
Art. 29.
De secretaris:
- staat in voor het organiseren van de vergaderingen en het rondsturen van verslagen
- waakt erover dat de statuten geldig en up-to-date zijn met de geldende wetgeving
- houdt het ledenregister op de maatschappelijke zetel van de vereniging up-to-date.
- zorgt voor de tijdige verspreiding van de agenda van de AV en het bestuur
- bewaakt de timing tijdens de vergaderingen
Art. 30.
De penningmeester:
- is binnen het bestuur, t.a.v. de centrumverantwoordelijke en een financieel/zakelijk medewerker het aanspreekpunt voor financiële engagementen, bankverrichtingen en boekhouding
- waakt mee over het beheer van de financiële middelen die aan de vzw werden toegekend
- checkt het controlerapport van de externe boekhouder en meldt eventuele anomalieën aan het bestuur en de AV
- waakt samen met de externe boekhouder over het naleven door de centrumverantwoordelijke en financieel/zakelijk medewerker van alle vzw-verplichtingen, zoals het opmaken en indienen van de jaarrekening, het aangeven van de patrimoniumtaks, het opmaken van de jaarrekening en de begroting, het indienen van de rechtspersonenbelasting, …
- assisteert indien nodig bij het opmaken van de begroting en controleert indien nodig per kwartaal de stand van de rekeningen.
- assisteert bij de opmaak van een investeringsplan, en waakt over de uitvoering daarvan.
Art. 31.
Deze taakverdeling onder bestuursleden heeft enkel interne werking en geldt niet ten opzichte van derden.
Indien niet alle functies worden ingevuld moet het bestuur deze functies collegiaal opnemen. Hierin kunnen zij ondersteund worden door de centrumverantwoordelijke.
Dagelijks bestuur
Art. 32.
Het dagelijks bestuur kan alle handelingen verrichten die nodig zijn voor de dagelijkse werking van de vzw en kan bovendien alle handelingen stellen die zo dringend zijn dat ze niet kunnen wachten op tussenkomst van het bestuur.
Het dagelijks bestuur rapporteert aan het bestuur en staat onder toezicht van het bestuur. De handelingen of beslissingen zullen door het bestuur bekrachtigd worden op de eerstvolgende vergadering, of er zal minstens kennis van genomen worden.
Concreet omvat de dagelijkse werking de controle op de boekhouding, controle op het naleven van de vzw-formaliteiten, controle op het uitvoeren van de financiële richtlijnen t.a.v. engagementen, aankopen en betalingen volgens de richtlijnen uit dit intern reglement, en de controle op de bijzondere volmachthouder (s).
Deze bevoegdheidsbeperkingen kunnen niet worden tegengeworpen aan derden, zelfs niet nadat ze openbaar zijn gemaakt. Niet-naleving ervan brengt wel de interne aansprakelijkheid van de betrokken vertegenwoordigers in het gedrang.
Art. 33.
Het dagelijks bestuur neemt zijn beslissingen gezamenlijk.
Het dagelijks bestuur vergadert telkens als de dagelijkse werking van de vzw het vereist.
Het dagelijks bestuur kan ook rechtsgeldig digitaal beraadslagen en besluiten via videoconferentie, of schriftelijk besluiten via e-mail of digitale berichtgeving.
Art. 34.
Het dagelijks bestuur wordt samengeroepen wanneer minstens één lid van het dagelijks bestuur of de centrumverantwoordelijke hierom vraagt. Het dagelijks bestuur kan slechts geldig vergaderen in aanwezigheid van minstens:
- de centrumverantwoordelijke
- 1 lid van het dagelijks bestuur
Externe vertegenwoordiging van de vereniging
Art. 35.
Algemeen
Overeenkomstig art. 25, eerste lid van de statuten kan de vzw GC Pianofabriek in en buiten rechte vertegenwoordigd worden door één bestuurder, die alleen handelt.
Bevoegdheidsbeperkingen kunnen niet worden tegengeworpen aan derden, zelfs niet nadat ze openbaar zijn gemaakt. Niet-naleving ervan brengt wel de interne aansprakelijkheid van de betrokken vertegenwoordigers in het gedrang.
Het bestuur of de bestuurders die de vzw vertegenwoordigen, kunnen daarnaast gevolmachtigden van de vzw aanstellen overeenkomstig art. 22, eerste lid van de statuten. Alleen bijzondere en beperkte volmachten voor bepaalde of een reeks bepaalde rechtshandelingen zijn geoorloofd. Deze bijzondere gevolmachtigden kunnen vzw GC Pianofabriek verbinden binnen de perken van de hun verleende volmacht, waarvan de grenzen tegenwerpelijk zijn aan derden overeenkomstig wat geldt inzake lastgeving.
Elke gevolmachtigde die de vzw formeel vertegenwoordigt moet daarvoor een geschreven volmacht van het bestuur krijgen met daarin de bepaalde toegestane bevoegdheden.
Art. 36.
Betalingen en financiële verrichtingen
De handtekeningsbevoegde bestuurder(s) , of de centrumverantwoordelijke kunnen financiële verrichtingen doen en de vzw vertegenwoordigen bij de bank- en kredietinstellingen waar de vzw klant is.
Een bestuurder is zijn bevoegd op basis van de statutaire handtekeningsclausule (art. 22, eerste lid statuten), de centrumverantwoordelijke op basis van zijn/haar benoeming als persoon belast met het dagelijks bestuur en de bijzondere volmacht waarop hij/zij steunt (cfr. art. 22, eerste lid statuten).
In geval van de aan- of verkoop van onroerende goederen van de vzw en/of de vestiging van een hypotheek, is echter toestemming van de algemene vergadering nodig.
De betalingen moeten afhankelijk van wie bevoegd is, getekend worden door:
- de handtekeningsbevoegde bestuurder(s),
- de centrumverantwoordelijke,
- de gevolmachtigde.
De centrumverantwoordelijke kan financiële engagementen tot 30.000 euro alleen aangaan. Voor bedragen vanaf 30.000 euro tekent een handtekeningsbevoegde bestuurder samen met de centrumverantwoordelijke.
Betalingen boven 150 euro moeten gebeuren via een elektronisch platform.
Voor betalingen geldt de overschrijving als norm. Uitzonderlijk kan een betaling per kredietkaart of cash (uit de kassa) gebeuren.
Bij elke betaling hoort een verantwoordingsstuk, dat op chronologische wijze wordt geklasseerd.
Art. 37.
Ontvangsten
Vzw GC Pianofabriek kan schuldvorderingen opmaken t.a.v. derden.
Ook voor ontvangsten telt een overschrijving als norm. Uiteraard blijven ook cash betalingen en betalingen per bankkaart mogelijk. Ontvangsten van méér dan 150 euro kunnen enkel via overschrijving geïnd worden.
Bij elke ontvangst hoort een verantwoordingsstuk, dat op chronologische wijze wordt geklasseerd.
Art. 38.
Aankopen en verbintenissen
Alle financiële engagementen en verbintenissen moeten kaderen in de door de AV goedgekeurde begroting.
In geval van de aan- of verkoop van onroerende goederen van de vzw en/of de vestiging van een hypotheek, is echter toestemming van de AV nodig.
Art. 39.
Aanwervingen en medewerkersbeleid
Aanwervingen binnen de begroting worden goedgekeurd door het dagelijks bestuur op voordracht van de centrumverantwoordelijke. Aanwervingen buiten de begroting moeten beslist worden door het bestuur.
De centrumverantwoordelijke heeft de dagelijkse leiding van het personeel van de vzw. Hij/zij hanteert hierbij dezelfde normen als voor het VGC-personeel tewerkgesteld in de vzw.
Art. 40.
Boekhouding
De centrumverantwoordelijke of bestuurder(s) bevoegd voor betalingen betaalt de facturen, die door een financiële medewerker zijn klaargezet. Betalingen worden doorgaans voorafgaandelijk door een financieel medewerker in een boekhoudingsprogramma gezet, per uitzondering (afwezigheid financieel medewerker) achteraf.
De penningmeester (of in diens afwezigheid het dagelijks bestuur) controleert de boekhouding. Deze controle op de boekhouding wordt minstens 1 maal per jaar ingepland bijv. bij het opmaken van de jaarrekening.
De leden, bestuurders en dagelijks bestuurders die daarom verzoeken hebben te allen tijde inzagerecht in de verantwoordingsstukken voor wat betreft inkomsten en uitgaven (schuldvorderingen, bankuittreksels, facturen, kastickets,...) die op de maatschappelijke zetel van de vzw dienen te worden bijgehouden.]
Art. 41.
De kredietkaart en debetkaart
Vzw GC Pianofabriek heeft 1 kredietkaart en 1 debetkaart op naam van de centrumverantwoordelijke, die wordt beheerd door de centrumverantwoordelijke of financieel/zakelijk medewerker.
De kredietkaart kan per mail door één medewerker per team binnen de Pianofabriek één week op voorhand worden gereserveerd voor online of last minute betalingen in een winkel (wordt genoteerd in een logschrift)
De medewerker moet aangeven wanneer hij/zij deze gaat teruggeven en waarvoor hij deze gaat gebruiken, liefst met analytische code en naam leverancier/winkel… De medewerker moet ook aangeven indien er een kaartlezer nodig is.
Wanneer de medewerker de kredietkaart teruggeeft, worden de bewijsstukken (factuur) van de gemaakte onkosten meegegeven. Die worden door de centrumverantwoordelijke bijgehouden en samen met de uitgavenstaat aan een financieel medewerker overgemaakt.
In afwezigheid van de centrumverantwoordelijke wordt de kredietkaart door een vervanger beheerd, bij voorkeur een financiële medewerker/zakelijk medewerker.
Kassa’s
Een financieel medewerker organiseert het toezicht op de kassa’s van de Pianofabriek.
In de Pianofabriek wordt met verschillende kassa’s gewerkt: een onthaalkassa, kassa aan de bar een kassa ‘Zabriskie’ voor evenementen.
Alle medewerkers van de Pianofabriek kunnen gelden innen voor de kassa. Zij kunnen geringe dagontvangsten innen (m.n. toegangsgelden, gelden uit verkoop van diverse goederen en andere goederen bestemd voor verkoop) die omwille van hun aard noch vooraf, noch achteraf kunnen worden gefactureerd. Het innen van die gelden kan zowel elektronisch (bancontact of Payconiq) als uitzonderlijk contant gebeuren.
Zij dienen
• Dagelijks de begin- en eindstand van de kassa evenals de totale dagontvangst te noteren.
• Elke ontvangst uit bezoek en/of verkoop, alsook de wijze van betaling (cash, elektronisch) te registreren via een elektronisch document dat gelinkt is aan een kasboek.
• De kassa te bewaren in een afgesloten kast
• Erover te waken dat betalingen >150 euro enkel elektronisch of via overschrijving kunnen worden betaald.
De kassaverantwoordelijken zijn enkel bevoegd voor de inning van geringe dagontvangsten en mogen de ontvangen bedragen niet aanwenden voor het doen van uitgaven of het toestaan van kredieten aan personeel, andere diensten of derden.
De kassabeheerder dient:
• Er over te waken dat het bedrag in open kassa de 150 euro niet overschrijdt. Dit kan door een overdracht te doen naar de kluis, waar enkel de centrumverantwoordelijke en financieel medewerker toegang toe hebben.
• Wekelijks de werkelijke kasstand vergeleken wordt met de geregistreerde cash inkomsten en uitgaven van die voorbije week.
• Maandelijks een overzicht te maken van de ontvangen bedragen uit bezoek en verkoop volgens betalingswijze. Dit overzicht dient als verantwoordingsstuk voor de boekhouding.
• Jaarlijks een nieuw virtueel kasboek aan te maken voor het komende boekjaar.
• Kasverschillen (bedragen groter dan 5 euro) te registreren in het kasboek en zo snel mogelijk te melden aan de centrumverantwoordelijke.
• Bij diefstal of vermoeden van diefstal moet er onmiddellijk aangifte bij de politie gedaan worden door de kassabeheerder.
De financieel/zakelijk medewerker dient:
• Maandelijks de elektronische betalingen te verifiëren aan de hand van de inkomsten via de zichtrekening.
• Toezicht te houden op de kassabeheerder en op de correcte registratie van de maandelijkse inkomsten en de inschrijving ervan in de boekhouding.
De kluis
- Enkel de centrumverantwoordelijke, financieel/zakelijk medewerker kunnen cash betalingen uit de kluis doen.
- Voor elke uitgave of inkomst dient een verantwoordingsstuk bijgehouden te worden
- Alle cash uitgaven/inkomsten worden bijgehouden en maandelijks geregistreerd door een financieel medewerker.
- Zodra het bedrag in deze kassa de 5000 euro overstijgt, moet een deel van het cash geld op de zichtrekening gestort worden. Algemeen gesproken wordt 4 keer per jaar een storting gedaan.
Een lid van het dagelijks bestuur wordt aangeduid om toezicht te houden op de centrumverantwoordelijke en op het correct bijhouden van inkomsten en uitgaven.
Functies en taakverdeling medewerkers (niet-bestuurders)
Art. 42.
De centrumverantwoordelijke
De centrumverantwoordelijke van GC Pianofabriek of zijn/haar vervanger, ondersteunt het secretariaatswerk van de vereniging en kan zich hierbij laten bijstaan door andere personeelsleden van het GC Pianofabriek.
De centrumverantwoordelijke mag alle verbintenissen tot 30.000 euro aangaan en tekenen voor activiteiten binnen het kader van de goedgekeurde begroting die niet met aanwerving verbonden zijn.
De centrumverantwoordelijke is geen lid van de algemene vergadering of van het bestuursorgaan, maar kan door het bestuur aangesteld worden als persoon belast met het dagelijks bestuur en als bijzondere gevolmachtigde van de vzw voor bepaalde of een reeks bepaalde rechtshandelingen (cfr. art. 22, eerste lid statuten). De centrumverantwoordelijke treedt op voor de hem/haar gedelegeerde bevoegdheden.
Art. 43.
Financieel/zakelijk medewerker
Er kan een financieel en/of zakelijk medewerker worden aangesteld die de centrumverantwoordelijke en penningmeester ondersteunt en verantwoordelijk is voor de correcte registratie van de uitgaande en inkomende betalingen in het boekhoudprogramma, de vzw ondersteunt bij opmaak van de begroting en opmaak van de jaarrekening, en die de vzw-formaliteiten (neerlegging jaarrekening, patrimoniumtaks, staat van het vermogen, aangifte rechtspersonenbelasting) verzorgt.
Het bestuur kan deze financieel en/of zakelijk medewerker aanstellen als bijzonder gevolmachtigde van de vzw voor bepaalde of een reeks bepaalde rechtshandelingen (cfr. art. 22, eerste lid statuten). De financieel en/of zakelijk medewerker treedt op voor de hem/haar gedelegeerde bevoegdheden.
Begroting, jaarrekening, jaarverslag, waarderingsregels
Art. 44.
Ten laatste in december legt het bestuursorgaan een ontwerpbegroting voor aan de AV voor het komende jaar.
Ten laatste 6 maanden na de afsluiting van het boekjaar legt het bestuursorgaan een rekening en jaarverslag voor aan de AV van dat voorbije boekjaar.
Jaarlijks wordt n.a.v. het voortgangsrapport van het lokaal cultuurbeleid in de gemeente een beknopt jaarverslag opgemaakt dat een overzicht geeft van de werking van de vzw het voorbije jaar. Dit jaarverslag wordt ter kennisgave bezorgd aan het bestuursorgaan en de AV, alsook aan de Vlaamse Gemeenschapscommissie.
Investeringen
Kosten gemaakt met een waarde van meer dan 1000 euro voor een aankoop van één of een samenhorende groep van materialen, werken of diensten die een levensduur hebben van meer dan één jaar worden als investeringen beschouwd (met uitzondering van de aankopen die gefinancierd werden door een subsidie of beurzen. Deze worden geboekt als kosten en zijn niet het voorwerp van een afschrijving). Het is Pianofabriek vzw die aankopen van materiaal gefinancierd met subsidies of beurzen verricht, na afloop van het project blijft de Pianofabriek eigenaar van het materiaal. Het materiaal kan eventueel wel worden doorverkocht aan derden overeenkomstig de restwaarde van het materiaal.
De investeringen zijn lineair afgeschreven volgens volgende tabel:
Waarderingsregels investeringen aantal jaren:
Infrastructuurwerken gebouwen 5 jaar
Installaties, machines en uitrusting 5 jaar
Infrastructuurwerken horeca 5 jaar
Installaties horeca 3 jaar
Meubilair en rollend materieel 5 jaar
Electronica, technisch materiaal 3 jaar
Informatica hard & software 3 jaar
Algemene kosten
Algemene kosten zoals onderhoud inrichting gebouwen, onderhoud en herstellingen meubilair, onderhoudsproducten, telefonie, internet, kantoorbenodigdheden, verzekeringen, onderhoud kantoortoestellen… worden volgens het relatieve gewicht per kostendrager op de algemene werking verdeeld, d.i. het aantal personeelsleden per team. Elk jaar wordt deze verdeelsleutel geherwaardeerd. Als er op het einde van het jaar een positief resultaat op de balans wordt geboekt, wordt er eerst gekeken waar er bestemde reserves moeten worden aangelegd of algemeen moet worden geïnvesteerd, daarna kan een eventueel overgedragen winst volgens dezelfde verdeelsleutel worden overgedragen. In het geval van een negatief resultaat op de balans, wordt eerst onderzocht waar uit de reserves kan worden geput, daarna hoe het verlies volgens dezelfde verdeelsleutel kan worden ondergebracht onder de kostendragers.
Over te dragen subsidies
Toegekende subsidies worden tijdens het lopende boekjaar helemaal in opbrengst genomen, ook het resterende saldo. Kosten van projectsubsidies die het daaropvolgende boekjaar moeten worden gemaakt en verantwoord, en die nog niet werden gebruikt in het jaar waarin de subsidie werd toegekend, kunnen worden overgedragen.
Belangenconflictregeling
Art. 45.
Indien een lid, rechtstreeks of onrechtstreeks, een tegenstrijdig belang heeft van vermogensrechtelijke aard of bij een beslissing of een verrichting die tot de bevoegdheid behoort van de AV of één van de agendapunten van de AV, moet hij dit meedelen aan de andere leden vóór de beraadslaging van de AV. Doet hij dit niet, dan moet het lid dat kennis heeft over het mogelijks tegenstrijdig belang dit punt opwerpen opdat de AV het onderzoekt. De AV gaat na of het belang voldoende rechtvaardigt dat het lid zich onthoudt van deelname aan de beraadslaging en de stemming.
Waarnemers die de AV bijwonen, kunnen gevraagd worden om de vergadering te verlaten indien het een agendapunt betreft met vertrouwelijk karakter of mogelijk belangenconflict.
Art. 46.
Bestuurders handelen integer en in het belang van de vzw GC Pianofabriek. Ze stellen steeds het belang van de vzw voor op hun eigen belang en onthouden zich van persoonlijke bevoordeling of van die van hun naasten. De bestuurders hebben discretieplicht over hetgeen zij in de uitoefening van hun mandaat vernemen.
Art. 47.
Situaties waarin een bestuurder een ander belang (politiek, familiaal, moreel, persoonlijk, financieel) heeft dan dat van de vzw GC Pianofabriek, dat de onafhankelijke en objectieve uitoefening van zijn functie kan beïnvloeden, worden te allen tijde vermeden. Potentiële of daadwerkelijke integriteitsschendingen en belangenverstrengeling worden zo vroeg mogelijk gesignaleerd aan de voorzitter.
De voorzitter is het eerste aanspreekpunt en zorgt voor een zorgvuldige besluitvorming door het bestuur. Indien de voorzitter zelf betrokken is, duidt het bestuur een andere bestuurder aan.
Art. 48.
Indien een bestuurder, rechtstreeks of onrechtstreeks, een belang van vermogensrechtelijke aard heeft dat strijdig is met een beslissing of een verrichting die tot de bevoegdheid behoort van het bestuur of één van de agendapunten van de bestuursvergadering, moet hij/zij dit meedelen aan de andere bestuurders vóór het bestuur een besluit neemt. Dit geldt eveneens voor zaken waarbij bloed- of aanverwanten tot de derde graad van een bestuurder een persoonlijk belang hebben.
De bestuurder met (rechtstreeks of onrechtstreeks) tegenstrijdig belang, verwijdert zich uit de vergadering en onthoudt zich van de beraadslaging en de stemming over de aangelegenheid waarop het tegenstrijdig belang betrekking heeft.
Waarnemers die de bestuursvergadering bijwonen, kunnen gevraagd worden om de vergadering te verlaten indien het een agendapunt betreft met vertrouwelijk karakter of mogelijk belangenconflict.